Privacybeleid IFS Finance

Hoe gaan wij om met persoonlijke gegevens van onze websitebezoekers, prospects/klanten, sollicitanten en medewerkers? Je leest het in deze privacyverklaring.

Algemeen: de gedragscode van IFS Finance

Wie bij ons werkt of voor ons werkt (onze leveranciers) kent onze gedragscode en houdt zich daaraan.

• Wij respecteren de data privacy van al onze relaties.
• Wij zorgen uitstekend voor de aan ons toevertrouwde gegevens.
• Wij zorgen dat onbevoegden niet bij de aan ons toevertrouwde gegevens kunnen komen.
• Wij verzamelen niet meer gegevens dan benodigd voor de relatie die we met elkaar hebben en het doel dat we met elkaar nastreven.
• Wij bewaren de gegevens niet langer dan nodig of verplicht is.
• Als onze leveranciers of klanten vertrouwelijke gegevens van ons ontvangen, leggen wij ze dezelfde zorgplicht op.
• Als wij data van een bezoeker/gebruiker verzamelen of uit meerdere bronnen combineren, melden wij dat onomwonden en geven we aan welk doel we ermee hebben en welk voordeel de bezoeker/gebruiker daarvan heeft.
• Wij zijn open over de data die wij van een bezoeker/gebruiker hebben opgeslagen.
• Indien technisch mogelijk geven wij de bezoeker/gebruiker de mogelijkheid die data zelf te wijzigen, te verwijderen of mee te nemen.
• Wij leveren geen herleidbare data aan welke andere partij dan ook, tenzij wij daar expliciet toestemming voor hebben gevraagd en gekregen.

Over ons

IFS Finance B.V. levert administratieve dienstverlening, controlling en financiële planning voor het MKB. Je vindt ons op het volgende adres: Transistorstraat 31, 1322 CK Almere.

Met privacygerelateerde vragen kun je terecht op telefoonnummer 036-767 0100 of  info@ifsfinance.nl.

Je kunt via info@ifsfinance.nl een verzoek indienen voor inzage, wijziging en/of verwijdering van persoonsgegevens. Mocht je het idee hebben dat wij niet goed met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij info@ifsfinance.nl en bij het meldpunt van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Van wie en waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken gegevens van verschillende doelgroepen (websitebezoekers, prospects/klanten, sollicitanten en medewerkers) en voor verschillende doeleinden.

De gegevens worden alleen gedeeld met de daartoe gecontracteerde derde partijen, tenzij wij hiertoe worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of vonnis.

• Als je als prospect informatie opvraagt via de website slaan wij de verstrekte informatie op in ons CRM-systeem. Wij verwerken deze informatie om je te informeren over producten en diensten. Als er geen contact meer is, dan verwijderen wij je informatie na 2 jaar.
• Als je klant wordt bij ons, breiden we de gegevens uit met de informatie die nodig is voor de contractuele en de administratieve verplichtingen. De gegevens van klanten bewaren we conform de fiscale bewaarplicht 7 jaar.
• Als sollicitant verstrek je ons persoonlijke gegevens, zodat wij je sollicitatie kunnen beoordelen. Als je niet bij ons in dienst komt, verwijderen we deze gegevens binnen 4 weken na ons laatste contact (tenzij jij ons toestemming geeft om deze langer te bewaren voor bijvoorbeeld toekomstige vacatures, in dat geval bewaren we je gegevens maximaal 1 jaar).
• Als je als medewerker bij ons in dienst treedt, dan breiden wij de persoonsgegevens uit met de informatie die nodig is voor het arbeidscontract en de administratieve verplichtingen. Deze gegevens verwijderen wij 2 jaar na je uitdiensttreding. Bepaalde persoonsgegevens worden mogelijk langer bewaard, bijvoorbeeld in het geval van van claims, audits en juridische/fiscale verplichtingen.

Prospects en klanten

Via het contactformulier op deze website en via andere kanalen ontvangen wij persoonlijke gegevens van medewerkers/vertegenwoordigers van organisaties.

Het gaat om:

• Naam van de organisatie
• Naam van de medewerker/vertegenwoordiger
• Functie
• Adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Website
• BTW-nummer
• KvK-nummer
• IBAN-nummer
• IP-adres
• Contact- en telefoonnotities

Deze gegevens slaan wij op in het CRM-systeem van IFS Finance, in contracten en in de financiële administratie. De gegevens worden niet met derde partijen gedeeld, behoudens de partij die voor de administratieve verwerking is ingeschakeld.

Voor prospects hanteren we een bewaartermijn van 2 jaar na het laatste contact, voor klanten houden we ons aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Koppeling met de boekhouding van onze klanten

Voor het samenstellen van jaarrekeningen, het beoordelen van cijfers, het opbouwen van het dossier en het verzorgen van belastingaangiften maken wij gebruik van een eigen softwaretoepassing. Die toepassing kan — als de klant daarvoor een koppeling heeft — financiële gegevens rechtstreeks uit het boekhoudpakket Exact Online ophalen, in plaats van dat wij daarvoor bestanden laten aanleveren.

Welke gegevens dat zijn: het rekeningschema en de saldi per grootboekrekening, de boekingsregels, de boekjaren en perioden, en de naam- en vestigingsgegevens van de administratie. Waar dat voor het werk nodig is ook de openstaande posten van debiteuren en crediteuren, de staat van vaste activa, budgetten, en de bewijsstukken die bij een boeking horen. Deze gegevens kunnen persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld namen van debiteuren of crediteuren.

Hoe dat gebeurt: via een beveiligde koppeling met Exact Online, die alleen tot stand komt nadat daar uitdrukkelijk toestemming voor is gegeven. De koppeling is uitsluitend lezend: wij schrijven niets terug in de administratie en wijzigen er niets in.

Waarvoor wij de gegevens gebruiken: uitsluitend voor de opdracht die wij voor de klant uitvoeren — het samenstellen van de jaarrekening, de cijferbeoordeling, het dossier en de aangiften. Wij gebruiken ze niet voor andere doeleinden en verstrekken ze niet aan anderen dan de hieronder genoemde verwerkers.

Waar de gegevens staan: de toepassing en haar database draaien bij Render in Frankfurt (Duitsland). De gegevens staan daar versleuteld opgeslagen. Render is ISO 27001- en SOC 2 Type II-gecertificeerd en is onze verwerker; met Render is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Gebruik van kunstmatige intelligentie: de toepassing laat een AI-dienst (Anthropic) meekijken om grootboekrekeningen in te delen volgens het standaard rekeningschema en om concepten van toelichtingen en bevindingen voor te stellen. Daarbij worden rekeningnummers, omschrijvingen en bedragen verwerkt, en bij adviesvragen de tekst die onze medewerker zelf invoert. De uitkomst is altijd een voorstel dat door een medewerker wordt beoordeeld. Anthropic is onze verwerker, gebruikt de gegevens niet om modellen mee te trainen, en met Anthropic is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Hoe lang wij de gegevens bewaren: zolang dat nodig is voor de opdracht, en daarna zolang de wettelijke bewaarplicht dat voorschrijft — voor financiële administratie zeven jaar. Daarna verwijderen wij ze. Gegevens die wij niet langer nodig hebben en waarvoor geen bewaarplicht geldt, verwijderen wij eerder.

Toestemming intrekken en verwijdering vragen: de koppeling met Exact Online kan op elk moment worden verbroken, door ons op verzoek of door de klant zelf in Exact Online. Daarna worden de bewaarde toegangssleutels verwijderd en heeft de toepassing geen toegang meer tot de administratie. Een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van gegevens kunt u richten aan info@ifsfinance.nl. Wij reageren binnen vier weken. U kunt zich ook wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Sollicitanten en medewerkers bij IFS Finance

Als je solliciteert bij IFS Finance dan verwerken we van jou de volgende gegevens:

• Naam
• Adres
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Opleidingen
• Werkervaring
• Referenties
• Contact- en telefoonnotities

De gegevens worden digitaal opgeslagen. Als je niet bij ons komt werken, verwijderen wij deze gegevens na 4 weken, tenzij wij met jou een andere afspraak hebben gemaakt.

Als je bij ons komt werken, dan vullen we de gegevens aan om tot een volwaardig personeelsdossier te komen. Denk hierbij aan:

• BSN-nummer
• Geboorteplaats
• Pensioengegevens
• Partnergegevens
• Kopie legitimatiebewijs
• Kopie werkvergunning, verblijfsvergunning
• Eventueel kopieën van polissen, diploma’s en andere documenten
• Arbeidscontract
• Beoordelingen
• Vakantie- en verzuimregistratie

Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die je verstrekt.

De gegevens worden opgeslagen in je personeelsdossier, waar alleen de bevoegde medewerker en jij toegang toe hebben. Wij leggen uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of als jij ons daar toestemming voor hebt gegeven. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Beveiliging

Wij doen er alles aan om je persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van een uitgebreide set aan organisatorische en technische maatregelen. Als wij gegevens verstrekken aan een verwerker die aan ons een dienst verleent, hebben wij in de verwerkersovereenkomst goede afspraken gemaakt.

Ben jij een klant/verantwoordelijke en is IFS Finance voor jou een verwerker? Dan heb je uiteraard een verwerkersovereenkomst ontvangen en kun je op afspraak (op locatie van IFS Finance) inzage verkrijgen in het volledige privacy- en informatiebeveiligingsbeleid van IFS Finance inclusief alle technische en organisatorische maatregelen.

Wijzigingen

Wij kunnen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in deze Privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring is altijd te vinden op de website van IFS Finance.

Versie 4,  oktober 2026