Help, mijn organisatie groeit! Zo groeit je interne organisatie organisch mee

Het is natuurlijk heel mooi als je organisatie groeit, maar het is wel belangrijk dat de interne organisatie die expansie ook aankan. Maak daarom even pas op de plaats om risico’s, processen en administraties in kaart te brengen. Door samen met IFS Finance een handboek AO/IC (Administratieve Organisatie en Interne Controle) op te stellen zorgen we dat de interne organisatie organisch meegroeit. In dit blog leggen we uit hoe we AO/IC toepassen om financiële data inzichtelijk te maken.

Beheersing en controle

Identificatie en optimalisatie van de ‘Cost of Control’ (kostenbesparing) is geen overbodige luxe maar een essentieel instrument om de financiële administratie in goede banen te leiden en risico’s te minimaliseren. Met behulp van AO/IC beheersen en controleren we alle processen, procedures, werkinstructies en de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Er wordt kritisch gekeken naar de vraag of alles nog steeds op rolletjes loopt en of er geen onnodige risico’s worden genomen.

Het AO/IC stappenplan

Het opstellen van een AO/IC lijkt misschien een uitdaging, maar het kan in een aantal overzichtelijke stappen worden uitgevoerd:

1. Nulmeting
We beginnen altijd met een nulmeting. Waarschijnlijk is de inrichting van je financiële administratie al eerder beschreven. Dit houden we tegen het licht om te kijken of dit nog actueel en effectief is. 

2. Processen 
Vervolgens analyseren en beschrijven we de huidige (administratieve) processen. Wie doet wat? Hoe worden gegevens vastgelegd? Welke controles zijn ingebouwd om de juistheid, volledigheid en timing van gegevens te waarborgen? 

3. Risico’s
Daarna brengen we zowel interne als externe risico’s in kaart en kijken we hoe we die minimaliseren. 

4. Controleplan
In een zogenaamd ‘controleplan’ komen alle procesbeschrijvingen en risicoanalyses samen. Hiermee maken we inzichtelijk wie, wanneer en welke controles uitvoert en administreert. 

5. Handboek
Uiteindelijk leggen we alles vast in een helder handboek. Het handboek bevat niet alleen het plan, maar ook protocollen, contracten en resultaten van interne controles.

We helpen je graag met een AO/IC 

IFS Finance realiseert een goed functionerende AO/IC waarin processen, procedures en instructies helder zijn vastgelegd. Hierdoor weten medewerkers precies wat ze wanneer en op welke manier moeten doen. Met als doel: processen efficiënter inrichten en zo een belangrijk bijdrage leveren aan de kwaliteit van de organisatie en de realisatie van doelstellingen.