Nieuws

Voorraadwaardering bij handelsbedrijven: dit gaat er vaak mis

Gepubliceerd door Jacco Huisman op 6 mei 2026

Je verkoopt goed, de facturen gaan op tijd de deur uit, de klanten betalen. Aan het eind van het jaar tel je de voorraad en dan blijkt die veel minder waard dan je dacht. Omdat de voorraadwaarde direct je winst beïnvloedt, valt ook die tegen. Of erger: je hebt helemaal geen winst gemaakt. Herkenbaar? Dan ben je niet de enige. Bij handelsbedrijven is voorraadwaardering een van de meest onderschatte onderdelen van de administratie. In deze blog vertelt Dieneke Met, senior financial controller bij IFS Finance, wat er vaak misgaat en hoe je dat voorkomt.

Drie valkuilen die je winst opeten

Bij voorraadwaardering draait alles om nauwkeurigheid. Toch zien we in de praktijk een paar dingen die regelmatig misgaan.

Het eerste aandachtspunt: de waarde die je noteert. Voorraad waardeer je altijd op inkoopprijs, niet op verkoopprijs. Klinkt logisch, maar het gaat vaker mis dan je denkt.

Het tweede: daadwerkelijk tellen. Een ruwe inschatting op basis van wat je ziet liggen, is geen voorraadadministratie. Zonder echte telling werk je met aannames in plaats van feiten.

Het derde, en misschien wel het belangrijkste: afwaarderen. Voorraad die lang blijft liggen, verliest waarde. Neem je dat verlies niet tijdig, dan lijken je cijfers mooier dan ze zijn.

Het resultaat van deze drie samen? Je rekent jezelf rijk met een voorraad die op papier veel waard is, maar in de praktijk nauwelijks verkoopt.

Die uitverkoop van vijftien euro? Pure winst

In de detailhandel daalt de waarde van voorraad snel. Neem een schoenenwinkel. Na twee maanden gaat er al dertig procent van de waarde af. Na een half jaar zit je op tachtig procent afwaardering. Die voorraad staat dan bijna op nul in je boeken.

Eerlijk? Voordat ik in 2008 bij IFS Finance kwam werken en klanten in de detailhandel ging begeleiden, snapte ik het ook niet. Een shirt van vijftig euro dat in de uitverkoop voor vijftien euro over de toonbank gaat. Hoe kan dat nou, dacht ik. Word ik hier in de maling genomen?

Het antwoord zit in de afwaardering. Die voorraad staat allang niet meer op vijftig euro in de boeken. Na een paar maanden is die waarde al flink naar beneden bijgesteld, soms tot bijna nul. Het verlies is al genomen. Die vijftien euro die je als klant betaalt? Dat is op dat moment pure winst, bij een boekwaarde van nul. Waardeer je niet tijdig af, dan lijkt je voorraad meer waard dan hij is. Je winst ziet er mooi uit op papier, maar zodra je die voorraad moet verkopen, komt de klap.

Je stuurt op cijfers die niet kloppen

Zonder goede voorraadadministratie mis je grip op je bedrijf. En dat heeft directe gevolgen voor je beslissingen.

Je denkt dat je ruimte hebt om te investeren, terwijl je cash vastzit in voorraad die niet loopt. Je blijft inkopen, terwijl je magazijn vol ligt met producten die niemand wil. Je prognose klopt niet, je cashflow staat onder druk en voor je het weet kun je je leveranciers niet meer betalen.

Veel ondernemers tellen hun voorraad één keer per jaar, in de week voor oud en nieuw. Dat moet ook, want je hebt de juiste cijfers nodig per 31 december. Maar als je veel met voorraad werkt, is dat niet genoeg. Dan wil je maandelijks je voorraadmutaties boeken. Zodat je kunt bijsturen. Zodat je kunt beslissen om tussendoor uit te verkopen of juist minder in te kopen.

Detailhandel heeft het makkelijk, kunsthandel niet

In de detailhandel is voorraadbeheersing vaak goed georganiseerd. Sportwinkels en schoenenzaken zijn aangesloten op inkooporganisaties. Hun kassasystemen hangen aan voorraadsoftware. Sla je iets aan, dan gaat het automatisch van de voorraad af. Komt er een inkoopfactuur binnen, dan wordt het automatisch bijgeboekt. Zo heb je altijd actuele cijfers.

Maar niet elke branche heeft het zo makkelijk. Neem een kunstgalerie. Wat is een kunstwerk waard? Dat hangt af van de markt, de kunstenaar, het moment. Een stuk kan jaren in de voorraad staan zonder te verkopen. Dan moet je flink afschrijven, want die waarde bestaat vooral op papier.

Wat het oplevert: geen verrassingen

Inzicht. Echte cijfers in plaats van aannames. Je weet waar je staat, kunt een betrouwbare prognose maken en komt niet voor verrassingen te staan.

En je kunt sturen. Loopt een productlijn niet? Dan pas je je inkoopbeleid aan. Zit er te veel geld vast in voorraad? Dan organiseer je een uitverkoop voordat het probleem groter wordt.

Zo pakken wij het aan

Bij klanten waar het kan, integreren we de voorraadsoftware direct in de boekhouding. Een inkooporder gaat automatisch op de voorraad. Een verkoopfactuur haalt het er weer af. Zo heb je altijd actuele voorraadgegevens, zonder handmatig te tellen.

Niet elk bedrijf werkt met zo'n systeem. Dan helpt een vaste telroutine. Voor de jaarrekening is een onderbouwde inventarisatielijst sowieso nodig. Maar werk je met veel voorraad of sneldraaiende producten? Dan tel je liever per kwartaal of zelfs maandelijks. Geen nattevingerwerk, maar echte tellingen met echte waardes.