Begroten als stuurinstrument, 3 fouten die je geld kosten

Veel ondernemers maken één keer per jaar een begroting. Met spreadsheets, koffie en de beste bedoelingen. Daarna verdwijnt het document in een la en duikt het pas weer op als de boekhouder erom vraagt. Zonde, want een goede begroting kan het sturingsinstrument van je bedrijf zijn. In deze blog laat Jacco Huisman zien welke drie fouten je begroting de das om doen, en wat het je oplevert als je ze voorkomt.

Drie veelvoorkomende begrotingsfouten

Wie een begroting maakt en hem vervolgens niet meer aanraakt, heeft niet veel meer dan een stuk papier. Een begroting werkt pas als hij gedurende het jaar met je meegroeit, als hij vragen bij je oproept over je bedrijf en als hij je vertelt of je nog op koers zit. Anders blijft het een stuk papier, een stuk waardeloos papier.

Drie fouten zien we keer op keer terugkomen. Alle drie zijn ze te voorkomen.

Fout 1, begroting wegleggen na januari

Je maakt in januari je begroting. Netjes uitgewerkt in Excel, alles op een rij, omzet per maand, kostenposten per categorie. Vervolgens leg je het weg en kijk je er pas weer naar als de jaarrekening eraan komt.

Wat verlies je? Inzicht. Een begroting waar je niet meer naar omkijkt, is niets meer dan een schatting met een mooi randje. Hij vertelt je niet of je voorloopt, achterloopt of ergens een gat begint te ontstaan in je marge.

Wat helpt? Maandelijks vergelijken, het liefst met een geautomatiseerd dashboard dat je begroting naast je realisatie zet. Op één scherm zie je waar het anders loopt en kun je op tijd bijsturen.

Fout 2, één scenario zonder plan B

De meeste begrotingen zijn een rechte lijn van januari tot december. Omzet groeit met 12%, kosten stijgen met 4%, winst dus zoveel. Klaar.

Tot je grootste klant volgende maand zegt: we stoppen ermee. Of die offerte van €200.000 toch niet doorgaat. Of grondstoffen volgend kwartaal 15% duurder worden.

Een goede begroting werkt met scenario's. Een realistische lijn, een optimistische en een pessimistische. Het idee is om vooraf te weten wat je doet als het tegenzit. Bijsturen midden in de storm gaat alleen als je vooraf hebt nagedacht over wat je dan zou doen.

Fout 3, niet vergelijken met de werkelijkheid

Deze derde fout doet vaak de meeste schade. Je maakt een begroting, doet daarna een jaar lang je dagelijkse ding, en pas bij de jaarrekening kijk je terug. "Tjonge, we hebben dit jaar maar 60% van de begrote winst gehaald. Hoe kan dat?"

Hoe dat kan? Omdat je een heel jaar lang naar voren hebt gekeken zonder ook maar één keer terug te kijken naar je begroting. Een begroting die je niet maandelijks naast je werkelijke cijfers legt, is geen stuurinstrument. Het is een achteraf-constatering.

Vergelijken hoeft geen uren te kosten. Met de juiste tools krijg je per maand een overzicht waarin je in één oogopslag ziet waar je staat ten opzichte van je plan. Te veel omzet uit één segment? Een kostenpost die uit de hand loopt? Een marge die langzaam wegzakt? Dat zie je dan binnen vier weken in plaats van na twaalf maanden.

Wat een werkende begroting oplevert

Een werkende begroting doet meer dan op papier laten zien wat je hoopt te halen. Hij geeft je grip op je cashflow door rekening te houden met seizoenspatronen, helpt je beslissen over investeringen en personeel, en maakt risico's zichtbaar voordat ze problemen worden. Daarnaast geeft hij je iets om aan banken en investeerders te laten zien en houdt hij je scherp op marges en groeitempo.

Het mooie is dat zo'n begroting niet uren per maand kost. Hij vraagt vooral een goede inrichting aan het begin van het jaar, en misschien iemand die met je meekijkt en kritische vragen stelt als je ergens van afwijkt, bijvoorbeeld in de vorm van CFO-as-a-Service.

Maak van je begroting een stuurinstrument

Heb je het gevoel dat je begroting meer in een la ligt dan op je bureau, of wil je sparren over hoe je hem inzet als echt stuurinstrument? Neem contact op via 036 76 70 100 voor een vrijblijvend gesprek. Of volg onze LinkedIn-pagina voor meer concrete inzichten.