Projectadministratie voor IT-dienstverleners: waar gaat het vaak mis?

Je denkt dat je projectadministratie op orde is. De uren worden geschreven, de facturen gaan de deur uit, de klant betaalt. Maar weet je ook hoeveel je verdient op dat project? En belangrijker: weet je dat op tijd? Veel IT-bedrijven struikelen over dezelfde hobbels. In deze blog vertelt Jacco Huisman, partner bij IFS Finance, waar het misgaat en hoe je dat voorkomt.

Die mooie Excel-sheet liegt

De meeste IT-ondernemers hebben wel een vorm van projectadministratie. Uren worden bijgehouden, ergens staat een overzicht. Maar tussen “we schrijven uren” en “we hebben grip op onze projecten” zit een wereld van verschil.

Het probleem zit hem vaak in de onderhanden werkpositie. Dat klinkt als boekhouderstaal, maar het is simpeler dan je denkt. Hoeveel werk heb je al uitgevoerd waar je nog geen factuur voor hebt gestuurd? Of andersom: hoeveel heb je al gefactureerd terwijl het werk nog gedaan moet worden?

Als je dat niet scherp hebt, kijk je naar cijfers die niet kloppen. Je denkt dat je er goed voor staat, terwijl de werkelijkheid anders is. Of je maakt je zorgen terwijl die facturen gewoon nog betaald moeten worden.

Nacalculatie of vaste prijs: kies bewust

Bij IT-projecten zie je twee modellen: je factureert op basis van werkelijke uren (nacalculatie) of je spreekt een vaste prijs af. Beide modellen hebben voor- en nadelen, maar de meeste uitdagingen ontstaan bij vaste prijzen.

Met nacalculatie loop je weinig risico. Je schrijft uren, je factureert uren, klaar. De klant betaalt voor wat je levert. Maar bij een projectprijs wordt het spannend. Dan moet je vooraf inschatten hoeveel uren je nodig hebt. En laten we eerlijk zijn: die inschatting klopt zelden. En dat ligt zeker niet altijd aan jou….

Stel, je spreekt vier termijnen af van elk 10.000 euro voor een implementatieproject. In je hoofd heb je berekend dat dit 200 uur werk is, tegen 200 euro per uur. Prima businesscase. Maar als je team er 280 uur over doet, daalt je gemiddelde uurtarief ineens naar 143 euro. Is dat project dan nog steeds voldoende aantrekkelijk?

Het punt is niet dat vaste prijzen slecht zijn. Het punt is dat je ze alleen kunt verantwoorden als je weet hoeveel uren je projecten daadwerkelijk kosten. En dat weet je alleen als je projectadministratie strak is ingericht.

Fijnmazig sturen voorkomt verrassingen

Knip je project op in kleinere stukken. Niet één grote bak “implementatie”, maar concrete activiteiten met elk hun eigen urenbudget: requirements verzamelen (20 uur), technisch ontwerp (30 uur), development fase 1 (60 uur), testing (25 uur). Zo kun je halverwege al zien of je op schema ligt.

In Exact Online heet dit de Work Breakdown Structure (WBS), maar het principe werkt in elk systeem. Die consultant die al 45 uur heeft geschreven terwijl er maar 30 begroot waren? Dat wil je na week twee weten, niet na de oplevering.

Het echte probleem zit in de organisatie

Je kunt de mooiste systemen hebben, maar als je team de uren niet consistent bijhoudt, heb je er niks aan. En daar wringt de schoen bij veel IT-bedrijven.

Developers en consultants zijn aangenomen om te bouwen en te adviseren, niet om administratie te doen. Urenregistratie voelt als een verplicht nummer. Dus schrijven ze hun uren aan het eind van de week, uit hun hoofd, met een slag om de arm. Of erger: aan het eind van de maand.

Het resultaat? Je projectadministratie loopt structureel achter op de werkelijkheid. Je stuurt op data van vorige maand. En als je dan een probleem signaleert, is het eigenlijk al te laat.

De oplossing is niet meer controle of strengere regels. De oplossing is je team laten zien waarom het ertoe doet. Als een projectmanager aan het eind van de week kan zien dat zijn project uit de rails loopt, kan hij ingrijpen. Als hij dat pas na de maandafsluiting ziet, kan hij alleen nog uitleggen waarom het misging.

En dan komt de vraag: wat levert het eigenlijk op als je het wél goed doet?

Wat het oplevert als je het goed doet

Een strakke projectadministratie is geen doel op zich. Het doel is grip. Grip op je marges, grip op je planning, grip op je cashflow.

Als je weet welke projecten rendabel zijn en welke niet, kun je betere keuzes maken. Misschien blijkt dat bepaalde klanten structureel meer uren kosten dan ze opleveren. Of dat een specifiek type project altijd uitloopt. Die inzichten krijg je alleen als je data klopt. En als je precies weet welk werk is uitgevoerd, kun je sneller factureren. Sneller factureren betekent sneller betaald krijgen.

De vraag die je jezelf moet stellen

Weet je van je drie grootste lopende projecten hoeveel uur er is geschreven versus hoeveel er is begroot? En weet je dat vandaag, niet volgende week?

Als het antwoord nee is, heb je werk aan de winkel. Niet omdat je een slechte ondernemer bent, maar omdat je blind vaart op cijfers die de werkelijkheid niet weergeven.

Projectadministratie faalt zelden door software. Bijna altijd door gebrek aan aandacht.

In een volgende blog vertelt Cynthia van Arkel hoe je een projectadministratie in de praktijk strak inricht, met lessen uit een recente migratie bij een IT-bedrijf.

Herken je dit?

Bij IFS Finance kijken we maandelijks met je mee en signaleren vóórdat je project uit de pas loopt. Benieuwd wat dat voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem contact op via 036 76 70 100 of vul het contactformulier in op onze website.

Jacco Huisman

Partner bij IFS Finance