Wat je vergeet mee te rekenen bij een nieuwe medewerker

Past dat salaris in de begroting? Zo ja, dan plaatsen we de vacature. Zo gaat het bij veel bedrijven, en daarmee stuur je op het verkeerde getal. Het brutoloon is namelijk maar een deel van de rekening, en in het eerste jaar zelfs een kleiner deel dan in de jaren daarna. In deze blog laat Jacco Huisman, partner bij IFS Finance, zien welke posten erbij komen en hoe je zelf de som maakt die je nodig hebt.

Het brutoloon is waar de rekening begint

Bij veel groeibedrijven begint een vacature niet in Excel, maar bij een praktisch probleem. Het werk loopt over, je zegt te vaak nee tegen klanten en je zit zelf tot elf uur 's avonds offertes te schrijven. Dan zet je iemand op de rol.

De financiële afweging blijft daarbij vaak steken bij die ene vraag over het brutoloon. Terwijl er onder dat bedrag een tweede rekening ligt die pas zichtbaar wordt als hij van je bankrekening af gaat. Wat daarin zit, verschilt per bedrijf. Welke posten erin horen, is voor iedereen hetzelfde.

De posten die bij het brutoloon horen

Loop deze lijst langs met je eigen loonaangifte en je pensioenregeling erbij. De bedragen haal je uit je eigen administratie, want percentages verschillen per sector, per cao en per regeling.

Vakantiegeld. Een vast opslagpercentage over het brutoloon.

Sociale premies en de werkgeversheffing Zvw. Denk aan de premies voor arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Je vindt de tarieven in je loonaangifte.

Pensioenpremie, werkgeversdeel. Verschilt sterk. Bij een verplicht bedrijfstakpensioenfonds ligt dit anders dan bij een eigen regeling.

Werkplek en apparatuur. Bureau, laptop, telefoon, en de extra vierkante meters als je kantoor vol zit.

Software en licenties. Per gebruiker per maand telt harder op dan je denkt bij een team dat groeit.

Reiskosten en thuiswerkvergoeding. Afhankelijk van je regeling en de afstand.

Opleidingsbudget. Zeker in het eerste jaar, als iemand nog moet inwerken op jouw manier van werken.

Verzuimverzekering en arbodienst. Kosten die per medewerker meelopen en zelden in de afweging zitten.

Tel deze posten op bij het brutoloon en je hebt de directe jaarkosten. Dat is het bedrag dat je nodig hebt, niet het salaris.

Het eerste jaar kost je bovendien uren

Naast euro's is er een tweede verschil tussen het eerste jaar en de jaren daarna, en dat zit in productieve uren. Een nieuwe medewerker draait niet vanaf dag een op volle kracht. Dat verwacht ook niemand, maar het staat zelden in de berekening.

Schat in hoe die opbouw bij jou verloopt. Hoe lang duurde het bij je vorige aanname voordat iemand zelfstandig draaide? Hoeveel procent van een normale week leverde diegene in de eerste maanden op? Die inschatting is preciezer dan welk gemiddelde ook, want je hebt het zelf meegemaakt.

Vergeet daarbij de begeleiding niet. De uren die jij of een collega besteedt aan inwerken, meekijken en vragen beantwoorden, zijn uren die niet naar klanten gaan. Bij een team dat op declarabele uren draait, is dat een reële kostenpost.

Zo maak je je eigen som

Vier stappen, en je hebt een getal waar je op kunt sturen.

Stap 1. Tel je directe jaarkosten op met de lijst hierboven. Werk met je eigen percentages.

Stap 2. Schat het aantal productieve uren in het eerste jaar en het aantal vanaf het tweede jaar. Trek er vakantie, ziekte, intern overleg en opleiding vanaf.

Stap 3. Deel je jaarkosten door die uren. Dat is je kostprijs per uur, en die ligt in het eerste jaar hoger omdat je dezelfde kosten over minder uren verdeelt.

Stap 4. Zet je kostprijs naast je uurtarief. Wat overblijft is je dekkingsbijdrage voor overhead en winst. Doe dat voor jaar een en voor jaar twee, want het verschil daartussen is de werkelijke prijs van aannemen.

De uitkomst valt vaak anders uit dan verwacht, en dat is geen probleem zolang je het vooraf weet. Vervelend wordt het als je halverwege het jaar ontdekt dat je maandlasten zijn gestegen terwijl de extra omzet nog moet binnenkomen.

Wie snel groeit loopt daar het hardst tegenaan, omdat de kosten voor de omzet uit lopen. We schreven eerder over cashflow bij snelle groei en over wat er financieel verandert als je van tien naar dertig medewerkers gaat.

Vijf vragen voordat je de vacature plaatst

Vraag 1. Is het werk structureel of heb je een piek? Een piek van een paar maanden vraagt om een zzp'er of uitzendkracht, niet om een vast contract.

Vraag 2. Wanneer moet de extra omzet binnenkomen? Je loonkosten starten in maand een, je facturen volgen later. Zet beide in een liquiditeitsprognose en kijk waar de dip zit.

Vraag 3. Kun je die dip dragen? Zo niet, dan is de vraag niet of je iemand kunt betalen, maar of je het gat tot de eerste facturen kunt overbruggen.

Vraag 4. Klopt je uurtarief nog? Als een nieuwe medewerker bij je huidige tarief nauwelijks uit kan, ligt het probleem in je prijsmodel en niet bij de medewerker.

Vraag 5. Kun je hetzelfde bereiken zonder aannemen? Betere planning, hogere prijzen of een strakker proces leveren soms meer op dan een extra paar handen.

Vraag twee en drie beantwoord je met een begroting die meebeweegt met je jaar. Hoe je die opzet, lees je in onze blog over begroten als stuurinstrument.

Reken de volgende keer vooruit

Pak je laatste aanname er eens bij. Weet je wat die medewerker je in het eerste jaar heeft gekost, alles meegeteld, en in welke maand hij break-even draaide? Kun je dat niet binnen een minuut noemen, dan stuur je op brutoloon en niet op marge.

Overweeg je iemand aan te nemen? Reken dan eerst uit wat die plek met je marge en met je liquiditeit doet. Wij maken die som met je aan de hand van je eigen cijfers, voordat de vacature online gaat. Neem contact op of bel naar 036 76 70 100.

Nog geen concreet vraagstuk, maar wil je wel scherp blijven? Volg dan onze LinkedIn-pagina of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.

Jacco Huisman

Partner bij IFS Finance