Van Excel naar Exact: zo zet je een projectadministratie strak neer

​Je werkt in Exact, maar je projecten stuur je bij vanuit Excel. Dat voelt praktisch. Maar intussen knutsel je wekelijks spreadsheets aan elkaar, wachten projectleiders op cijfers die al achterhaald zijn en heb je geen idee of je project nu winst maakt of verlies. Herkenbaar? In deze blog deelt Cynthia van Arkel, algemeen directeur bij IFS Finance, haar ervaringen uit de praktijk. Aan de hand van een recente migratie bij een IT-dienstverlener laat ze zien hoe je de overstap maakt en waar je op moet letten.

Het verschil tussen weten en gissen

In een eerdere blog legde Jacco uit waarom een goede projectadministratie het verschil maakt tussen weten en gissen. Maar hoe ziet dat er in de praktijk uit? Bij een IT-dienstverlener met 25 medewerkers hebben we recent de stap gezet van Excel naar een volwaardige projectadministratie in Exact. Dit zijn de belangrijkste lessen uit die migratie.

Begin bij de inrichting, niet bij de software

Je hebt besloten om je projectadministratie te verbeteren en hebt voor Exact gekozen. En dan? De verleiding is groot om meteen aan de slag te gaan met het nieuwe systeem. Maar een succesvolle migratie begint met vragen stellen. Wat voor uursoorten wil je gebruiken? Werk je met interne kostprijzen? En wat wil je straks kunnen zien in je rapportages?

Bij IFS Finance gebruiken we altijd een testomgeving waarin de klant kan meekijken. Zo zie je vooraf of het systeem doet wat je verwacht. Soms willen klanten net even iets meer dan praktisch mogelijk is. Geen probleem, daar bedenken we dan een workaround voor. Maar je wilt dat vooraf weten, niet als je al live bent gegaan.

Lopende projecten overzetten zonder gedoe

De lastigste vraag bij elke migratie: wat doe je met projecten die nog lopen? Het antwoord is simpeler dan je denkt. Je kiest een harde knip, het liefst per 31 december. Alles van voor die datum blijft in het oude systeem. Wat overblijft, het restant aan uren en nog te factureren bedragen, zet je over naar het nieuwe systeem.

Dat vraagt wel een eerlijke inschatting. Hoeveel uren verwacht je nog te maken? Wat moet er nog gefactureerd worden? Die inschatting wordt de openingsstand in Exact. Niet het hele project, alleen het restant.

Natuurlijk kan het ook halverwege het jaar. Wij adviseren een jaarafsluiting omdat je dan financieel alles netjes kunt volgen, maar laat dat je niet weerhouden. Wij hebben vaker met dat bijltje gehakt.

Training maakt het verschil

Nieuwe software betekent nieuwe gewoontes. Daarom trainen we zowel de projectleiders als de urenschrijvers. De urenschrijvers hoeven alleen hun eigen uren in te voeren. Maar het mooie is: de projecten kun je zo inrichten dat bij het selecteren van een project automatisch de juiste uurcode verschijnt. Minder nadenken betekent minder fouten.

Dat klinkt als een detail, maar het scheelt enorm. In het oude systeem kon iemand per ongeluk de verkeerde uursoort kiezen. Dat is verleden tijd. En dat merk je: projectleiders hoeven minder te corrigeren en hebben sneller betrouwbare cijfers. En juist doordat iedereen hetzelfde doet, kun je eindelijk stoppen met bijhouden buiten het systeem.

Van Excel naar echte projectstructuur

Laat ik eerlijk zijn: Excel is geen projectstructuur, maar een noodverband. Je project staat in Exact, maar de details bijhouden doe je in een spreadsheet. Hoeveel uur zit je in de opstartfase? Waar sta je halverwege? Dat knutselen is voorbij zodra je werkt met een WBS, een Work Breakdown Structure.

In Exact splits je een project op in fases. Bijvoorbeeld: opstart, midden, einde. Per fase zie je de uren en omzet die erbij horen. Realtime, zonder Excel erbij te pakken. Voor projectleiders is dat even wennen, maar na een paar weken willen ze niet meer terug. Ze kunnen eindelijk zien waar ze staan zonder eerst een halfuur te puzzelen.

Voor wie wel, voor wie niet

Dit is interessant voor je als: je uren factureert aan klanten, of je het nu een urenfabriek noemt of anders. Zeker als je vaste termijnen afspreekt. Zonder goed overzicht heb je op een gegeven moment simpelweg geen idee meer waar je staat. Als je nog veel bezig bent met touwtjes aan elkaar knopen in Excel, is het de moeite waard om te kijken of het makkelijker kan.

Dit is niets voor je als: je huidige werkwijze voldoende informatie geeft en je weinig projecten hebt. Een projectlicentie van Exact is niet goedkoop. Heb je tien projecten per jaar, dan is de investering waarschijnlijk niet waard. Maar werk je met tientallen of honderden projecten? Dan verdient het zichzelf terug.

Lees ook: Projectadministratie voor IT-dienstverleners: waar gaat het vaak mis?

Wil je weten of een projectadministratie in Exact iets voor jouw organisatie is?

Laten we samen om tafel gaan. We kijken naar je huidige werkwijze, je wensen en of de investering zinvol is. Bel ons op 036 76 70 100 of neem contact op via ons contactformulier.

Cynthia van Arkel

Algemeen directeur IFS Finance